Urlaubsplanung – So geht es richtig

Die Feiertage sind überstanden, man ist endgültig im neuen Jahr angekommen: Ein guter Zeitpunkt, um den diesjährigen Urlaub zu planen. Wer bereits frühzeitig die Gelegenheit ergreifen möchte, eine Reise zu buchen, sollte dem Arbeitgeber alsbald seine Urlaubswünsche mitteilen – denn das verlockendste Angebot nützt nichts, wenn der Urlaubswunsch im konkreten Zeitraum nicht berücksichtigt werden kann. Nicht zuletzt deshalb ist die Urlaubsplanung häufig ein sensibles Thema. Wir verraten, ob und wann ein Arbeitgeber Urlaubswünsche verweigern darf, wieviel Urlaub am Stück genommen werden darf und ob Arbeitnehmer auch im Urlaub erreichbar bleiben müssen. 

Darf der Arbeitgeber Urlaubsanträge einfordern? 

Manche Arbeitgeber fordern ihre Mitarbeiter bereits zum Jahresanfang auf, ihre Urlaubswünsche zu benennen. Eine solche Anordnung ist zulässig und die Vorteile dieses Vorgehens liegen auf der Hand: Insbesondere für Urlaubszeiten, zu denen alle frei haben wollen – man denke etwa an die Schulferien – können die Urlaubsanträge dann systematisch bearbeitet werden. Wer der Aufforderung des Arbeitgebers nicht nachkommt und seinen Antrag verspätet einreicht, hat dann womöglich das Nachsehen. Somit liegt es zunächst im Eigeninteresse des jeweiligen Arbeitnehmers, seine Erholungs- und Urlaubszeiten rechtzeitig einzuplanen. Mit disziplinarischen Konsequenzen wie etwa einer Abmahnung müssen Arbeitnehmer, die der Anordnung nicht Folge leisten, allerdings nicht rechnen. 

Darf der Arbeitgeber Urlaub verweigern? 

Zu dieser Frage regelt das Bundesurlaubsgesetz in § 7 Absatz 1, dass der Arbeitgeber die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers berücksichtigen muss, es sei denn, es stehen dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegen. 

In der Praxis bedeutet dies, dass der Arbeitgeber einem Urlaubswunsch widersprechen darf, wenn eine Abteilung des Unternehmens zu einer abgrenzbaren Zeit besonders stark gefordert ist, etwa während des Jahresabschlusses. Generell sind verringerte personelle Kapazitäten jedoch kein legitimer Grund, den Urlaubswunsch zu versagen. Vielmehr obliegt es dem Arbeitgeber, durch entsprechende Organisation dafür Sorge zu tragen, dass sich die urlaubsbedingten Abwesenheiten nicht negativ auf den Betrieb auswirken. 

Liegen unvorhergesehene Umstände vor, wie etwa ein dramatisch hoher Krankenstand innerhalb der Belegschaft, kann dies dazu führen, dass der Arbeitgeber den Urlaubswunsch seines Mitarbeiters ablehnen darf. In jedem Fall ist der Arbeitgeber jedoch verpflichtet, die Gründe, die zur Versagung des Urlaubswunsches führen, darzulegen und gegebenenfalls auch zu beweisen. 

Urlaubswünsche von Kollegen

Grundsätzlich dürfen mehrere Arbeitnehmer gleichzeitig in den Urlaub gehen – stehen allerdings dringende betriebliche Gründe einer gleichzeitigen Freistellung entgegen, so muss die Auswahl nach sozialen Gesichtspunkten erfolgen. Hier kommen insbesondere familiäre Aspekte zum Tragen: Wollen etwa zwei Mitarbeiter einer Abteilung während der Sommerferien Urlaub nehmen, so hat der Kollege mit schulpflichtigen Kindern in der Regel Vorrang. Sind die Arbeitnehmer – jeweils mit Nachwuchs – grundsätzlich gleichberechtigt, so kann die bisherige Urlaubserteilung weiterhelfen: Für welchen Mitarbeiter handelt es sich um den ersten Urlaub dieses Jahres, für welchen schon um den zweiten oder dritten? 

Neulinge im Betrieb müssen häufig zurückstecken, denn reichen altgediente Mitarbeiter ihren Urlaubsantrag ein, haben diese in der Regel die Nase vorn. Ergeben sich unter langjährigen Kollegen Konflikte hinsichtlich der Urlaubsplanung, so entscheidet nicht allein die Dauer der Betriebszugehörigkeit. Zu berücksichtigen sind dann zusätzlich sowohl das Alter als auch die Erholungsbedürftigkeit des jeweiligen Mitarbeiters. 

Zusammengefasst gilt: Gerade zu den üblicherweise besonders begehrten Urlaubszeiten sollte der Arbeitnehmer seine Urlaubsplanung frühzeitig abstimmen, ehe er den Koffer packt. Ist noch ausreichend Vorlaufzeit vorhanden, fallen schließlich auch gegebenenfalls notwendige Kompromisse noch leichter.

Darf der Arbeitgeber Zwangsurlaub anordnen? 

Die sogenannten Betriebsferien führen häufig zu Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern – wann darf ein Arbeitgeber sie anordnen, wie lang dürfen sie dauern und wie weit im Voraus müssen sie angekündigt werden? 

Die einseitige Anordnung von Betriebsferien kollidiert mit dem Gebot zur Berücksichtigung der Wünsche des Arbeitnehmers hinsichtlich der zeitlichen Festlegung des Urlaubs. Den Betrieb vorübergehend zu schließen, ist daher nicht ohne Weiteres möglich. Vielmehr muss der Arbeitgeber dringende betriebliche Gründe für den Betriebsurlaub geltend machen können. Solche lassen sich etwa bei einer Arztpraxis anführen: Ist der Arzt selber im Urlaub, gibt es für die Zuarbeitenden oftmals keine auslastende Beschäftigung. Betriebsnotwendig können Betriebsferien auch dann sein, wenn der Zulieferbetrieb eines Unternehmens im Urlaub ist und die Produktion somit stillstehen müsste.  

Die Betriebsferien dürfen nicht den gesamten Jahresurlaub umfassen – der Arbeitnehmer muss wenigstens die Hälfte des Jahresurlaubs zur freien Verfügung behalten. Gesetzliche Vorgaben zu einer Ankündigungsfrist gibt es zwar nicht, dennoch darf sich der Arbeitgeber nicht spontan dazu entschließen, seinen Betrieb wegen schlechter Auftragslage kurzerhand für zwei Wochen „dichtzumachen“. Die Ankündigungsfrist muss im Rahmen des Zumutbaren sein: Dabei wird allgemein von einem Zeitraum von mindestens sechs Monaten ausgegangen. 

Muss der Urlaub gestückelt werden? 

Grundsätzlich dürfen Mitarbeiter ihren gesamten Jahresurlaub am Stück nehmen. So heißt es im Bundesurlaubsgesetz, dass „Urlaub zusammenhängend zu gewähren ist“. Allerdings darf der Arbeitnehmer dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe geltend machen, die zur einer Teilung des Urlaubs führen. Dies gilt etwa dann, wenn die oben erörterten Betriebsferien geplant sind. 

Müssen Arbeitnehmer im Urlaub für den Chef erreichbar bleiben?

Urlaub soll der Erholung dienen – die kann sich kaum einstellen, wenn der Mitarbeiter damit rechnen muss, dass sich der Vorgesetzte jederzeit melden kann. Der Arbeitgeber darf sich daher nur bei „zwingenden Notwendigkeiten, welche einen anderen Ausweg nicht zulassen, bei seinem Mitarbeiter melden – dies gilt unabhängig davon, ob der Urlaub in der Karibik oder auf dem heimischen Balkon verbracht wird. 

In der Praxis dürfte es im Zeitalter von Smartphones nach vorheriger Absprache flexibler gehandhabt werden – so können Arbeitgeber und Mitarbeiter vor dem Urlaubsantritt vereinbaren, in welchen Fällen eine Kontaktaufnahme erfolgen darf. 

Darf bereits genehmigter Urlaub wieder gestrichen werden?

Der Urlaub wurde genehmigt und die freie Zeit ist bereits fest verplant, womöglich wurden sogar schon Flüge und Hotel gebucht – doch dann streicht der Arbeitgeber kurzfristig den Urlaub. Geht das überhaupt? 

Grundsätzlich gilt: Genehmigt ist genehmigt. Der Urlaub darf vom Arbeitgeber nur dann wieder gestrichen werden, wenn dieser einen absoluten Notfall geltend machen kann. Kommt es in einer solchen Konstellation zum Rechtsstreit, wird das Gericht hohe Anforderungen an den Grund für die nachträgliche Urlaubsstreichung durch den Arbeitgeber stellen. 

Dies gilt umso mehr, wenn der Arbeitnehmer den Urlaub bereits angetreten hat. Hier muss der Arbeitgeber eine existenzbedrohende Ausnahmesituation nachweisen. Bricht ein Mitarbeiter seinen Erholungsurlaub aus betrieblichen Gründen ab, so muss der Betrieb sämtliche Kosten dafür tragen. Die gearbeiteten Urlaubstage kann der Arbeitnehmer später nachholen oder der Arbeitgeber muss ihn ausbezahlen. 

Es zeigt sich, dass eine sorgfältige Planung und Abstimmung der Urlaubswünsche unabdingbar für einen ungetrübten Urlaubsgenuss ist. Urlaub ist ein emotionales Thema, das nicht selten nur mit Erholung, sondern oftmals auch mit zwingenden (familiären) Verpflichtungen einhergeht, es verbietet sich daher jede schematische Beurteilung der Frage nach dem Anspruch. Sollten Sie diesbezüglich Rat oder Durchsetzungsunterstützung benötigen, sind wir – Dr. Granzin Rechtsanwälte – mit unserer langjährigen Erfahrung als Fachanwälte für Arbeitsrecht die richtigen Ansprechpartner für Ihr Anliegen.